Một trong những phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả nhất, được rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức áp dụng hiện nay là mô hình OKR. Liệu chúng ta đã thực sự hiểu nguyên lý mô hình OKR là gì chưa? OKR và KPI được phân biệt bởi những đặc điểm khác nhau nào? Cùng Tech-One tìm hiểu kỹ hơn về cách xây dựng phương pháp quản trị hiệu quả và cách chấm điểm chính xác OKR trong bài viết này nhé!
Mô hình OKR là gì?
OKR là viết tắt của từ gì? OKR là viết tắt của từ Objective and Key Results được hiểu là Mục tiêu và kết quả then chốt. Đây là một mô hình quản lý giúp các nhà quản trị phổ biến, triển khai chiến lược tổ chức, doanh nghiệp tới nhân viên. Nhằm tăng cường sự liên kết giữa mục tiêu chung với mục đích cá nhân và gia tăng tính minh bạch của chiến lược.
Để áp dụng hiệu quả, nhà quản trị chỉ cần nắm được mô hình cấu trúc cơ bản, các nguyên tắc và tiêu chí của OKR trong quá trình thiết lập mục tiêu. Ngoài ra, chúng ta hoàn toàn có thể tham khảo từ nhiều ví dụ áp dụng thực tế của các tổ chức, doanh nghiệp khác.
Mô hình OKR là gì?
Lợi ích của phương pháp OKR
Một số lợi ích quan trọng của phương pháp quản lý mục tiêu OKR mà bạn nên lưu ý như sau:
- Tăng tính liên kết chặt chẽ trong nội bộ doanh nghiệp: Phương pháp OKR sẽ được áp dụng xuyết suốt trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp, kết nối hiệu suất làm việc của tất cả với mục tiêu chung, đảm bảo đang có chung một định hướng.
- Những vấn đề thiết yếu được tập trung giải quyết: Có 3 đến 5 mục tiêu chính sẽ được đưa ra trong mỗi cấp độ trong doanh nghiệp. Từ đó giúp mỗi người nắm được nhiệm vụ, kế hoạch của bản thân và cả phòng ban.
- Đảm bảo sự minh bạch, không phân biệt vị trí, cấp bậc giữa tất cả nhân viên. Đồng thời họ có thể theo dõi được OKR của doanh nghiệp mình đang làm việc.
Lợi ích của phương pháp OKR
- Ngoài việc các nhà quản trị, ban lãnh đạo nắm được hoạt động trong doanh nghiệp. Thì nhân viên cũng được trao cơ hội theo dõi kết quả công việc của mỗi cá nhân và của cả tổ chức.
- Khả năng đo lường được chính là tiêu chí chính của kết quả then chốt. Nhờ vào phương pháp OKR, tất cả các số liệu, chỉ số về tiến độ hoàn thành mục tiêu của mỗi người, mỗi phòng ban, hay toàn thể doanh nghiệp sẽ được phản ánh, đo lường một cách chính xác.
- Mục tiêu được thiết lập trong quá trình ứng dụng OKR sẽ cao hơn so với ngưỡng năng lực. Bởi vậy mà từng người, từng phòng ban có cơ hội phát huy tối đa khả năng làm việc, góp phần làm nên những kết quả vượt bậc cho toàn thể công ty.
Xây dựng OKR thế nào để hiệu quả?
Để OKR mang lại hiệu quả cao như mong muốn thì chúng ta cần cụ thể hóa mục tiêu và kết quả then chốt. Các bạn lưu ý cách xây dựng OKR hiệu quả như sau:
Đối với yếu tố mục tiêu – Objective:
- 3 đến 5 mục tiêu là số lượng mục tiêu lý tưởng trong 1 quý đối với các phòng ban và nhóm công việc (đối với các tổ chức đánh giá theo quý).
- Cần rõ ràng và cụ thể trong quá trình đặt mục tiêu.
- Mục tiêu đề ra nên ở mức vượt trên khả năng của nhân sự. Từ đó thúc đẩy sự quyết tâm và khao khát chinh phục được thử thách của mỗi người, mỗi phòng ban.
Xây dựng OKR thế nào để hiệu quả?
Đối với yếu tố kết quả then chốt – Key Results:
- Bắt buộc phải đo lường kết quả một cách chính xác.
- Thực hiện kế hoạch theo từng bước nhỏ, chia thành các mục tiêu nhỏ hơn, sau đó lại tổng hợp lại thành mục tiêu chung lớn hơn.
- Kết quả đạt được cần được miêu tả cụ thể và rõ ràng để tất cả mọi người hiểu được.
Quy trình triển khai OKR là gì?
Sau khi đã tìm hiểu khái niệm, lợi ích và cách xây dựng mô hình hiệu quả, các bạn cần nắm được quy trình triển khai OKR dưới đây:
Hoạch định
Các nhà quản trị cần xác định được mục tiêu sử dụng mô hình OKR, phù hợp với định hướng của doanh nghiệp. Sử dụng hỗ trợ từ phần mềm quản lý và điều chỉnh trong quá trình làm việc. Đồng thời lắng nghe ý kiến từ các cấp lãnh đạo và đưa vào hoàn thiện chiến lược.
Triển khai
Thông báo, tổ chức đào tạo cho nhân viên từng phòng ban về chiến lược, mục tiêu của doanh nghiệp. Làm rõ những liên kết từ sứ mệnh, chiến lược đến mô hình OKR. Phân cấp OKR trong từng nhóm, phòng ban và doanh nghiệp.
Quy trình triển khai OKR là gì?
Kiểm soát
Thông qua việc sử dụng các phần mềm, thường xuyên đánh giá và theo dõi OKR của mỗi người trong tổ chức. Có thể kiểm soát theo quy trình tuần/tháng/quý/năm tùy theo mục tiêu và khung thời gian của doanh nghiệp.
Điều chỉnh
Thông qua thang điểm từ 0 đến 1.0 của OKR, nhà quản trị có thể biết được chiến lược cần điều chỉnh như thế nào. Điểm 0 là tổ chức không đạt yêu cầu bất cứ mục tiêu nào. Khoảng từ 0.6 đến 0.7 thể hiện doanh nghiệp đang đi đúng định hướng. Điểm 1 là kết quả tốt nhất, chứng minh doanh nghiệp đã hoàn thành mục tiêu.
Cách đánh giá OKR
Khoảng thời gian từ 1 tới 3 tháng là khoảng thời gian phù hợp để ta nhìn nhận và có những sự điều chỉnh kịp thời nhằm tối đa hóa lợi ích đến từ phương pháp OKR. Thang điểm đánh giá OKR là từ 0.0 đến 1.0.
Cách đánh giá OKR
Với những hoạt động mà không thể định lượng được, 0 là không hoàn thành và 1 là hoàn thành. Còn với những hoạt động có thể định lượng, tỉ lệ hoàn thành mục tiêu sẽ được đánh giá như sau:
- 0.6 – 0.7 là mức điểm đạt mức thành công: Nếu dưới mức điểm này, doanh nghiệp đang vận hành không ổn. Nếu trên mức điểm này thể hiện rằng OKR được thiết lập chưa đủ cao.
- Dưới 0.4 chưa phải là thất bại: Mức điểm thấp chưa hẳn là thất bại mà có thể do mục tiêu đang được áp dụng là quá cao so với nguồn lực của doanh nghiệp hoặc do hiệu suất làm việc đang còn thấp.
Sự khác nhau giữa OKR và KPI là gì?
Khi áp dụng vào trong việc đánh giá mức độ hoàn thiện công việc của doanh nghiệp thì OKR và KPI mới thể hiện sự khác biệt to lớn.
Với OKR, trọng tâm đặt vào Objective là phải xác định được mục tiêu ngay từ đầu rồi mới bắt đầu đưa ra kết quả mang tính quyết định. Còn với KPI, trọng tâm lại đặt ở I (Indicator), lại chủ yếu tập trung tới các kết quả mang yếu tố quyết định đã được để ra từ ban đầu.
KPI phù hợp áp dụng cho các doanh nghiệp đã xây dựng bộ máy tổ chức ổn định. Sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu suất thực hiện công việc dành cho nhân viên. Còn với OKR thì tổ chức sẽ đặt ra những mục tiêu, xác định những cơ sở và kết quả sẽ đạt được khi đặt mục tiêu như thế.
Sự khác nhau giữa OKR và KPI là gì?
Các lỗi thường gặp khi sử dụng OKR
Một số lỗi thường gặp trong quá trình sử dụng OKR mà chúng ta cần lưu ý.
Có quá nhiều OKR cho một tuần hoặc một tháng
Quá nhiều mục tiêu trong một thời gian ngắn không phải cách tốt. Một mục tiêu nên được đặt trong một kết quả cốt yếu mà có khả năng đo lường, mục đính chính là thúc đẩy doanh nghiệp hoặc cũng nên cơ bản hỗ trợ được đội ngũ đạt được những ảnh hưởng tích cực.
Mục tiêu của các phòng ban không đồng bộ với nhau
Doanh nghiệp phải giữ cho toàn bộ đội ngũ đi theo một hướng thống nhất. Các phòng ban cần có sự kết nối, trao đổi với nhau để thiết lập OKR, nếu không có điều đó việc thiết lập sự điều chỉnh sẽ thất bại.
Không có chủ sở hữu mục tiêu
Việc không có người đứng ra chịu trách nhiệm xử lý và điều hướng thực hiện các mục tiêu đó cũng khiến doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn không lường trước.
Trên đây là những thông tin chi tiết và cụ thể giải đáp câu hỏi “mô hình OKR là gì”. Hy vọng từ bài viết này các bạn đã phân biệt được OKR và KPI, đồng thời biết cách xây dựng OKR một cách hiệu quả. Nếu bạn yêu thích lĩnh vực marketing, truy cập blog của Tech-One để trau dồi kiến thức nhé!
